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Cómo ser un buen asistente personal

Posted November 27th, 2012 in Autosuperación, Negocios, Relaciones and tagged , , , by editor

Los asistentes personales proporcionan servicio y apoyo a los profesionales de negocios en una variedad de industrias.

Aunque varían debido a factores como la cultura empresarial y la preferencia del ejecutivo, hay ciertas cualidades que los asistentes personales deben poseer.

Entre ellas se encuentran un alto nivel y habilidades de organización, así como el compromiso con el ejecutivo y el objetivo general de la empresa.

Ser un buen asistente personal puede incluso dar lugar a oportunidades de empleo adicionales dentro de tu sector elegido.

Instrucciones:

Paso 1: Conoce los gustos personales y los hábitos de trabajo profesional de tu jefe. Observa los detalles de cómo a tu jefe le gusta hacer las cosas, sin hacer demasiadas preguntas. Esto demuestra tu capacidad para analizar la información correctamente y pensar de forma independiente. Revisa las expectativas administrativas periódicamente para asegurar su estricto cumplimiento.

Paso 2: Muestra iniciativa y entusiasmo al completar las tareas. debes abstenerte de quejarte de tus deberes del trabajo, ya sea a través de palabras o acciones. Toma nota de tu tono de voz y la postura cuando se trata de tu jefe, sus compañeros o el público. Coordina actividades, como la recolección y entrega de arreglos de viaje, con un sentido de urgencia. Más que nada, debes saber que tu actitud es vista como una representación directa de tu jefe, así como toda la compañía.

Paso 3: Debes mantener informado a tu jefe y su horario. Toma mensajes detallados, legibles y entrégalos sin que se te pida. Informa de conflictos de programación tan pronto como se presenten a fin de que se puedan arreglar. Recuerda a tu jefe de los próximos eventos para asegurar que las reuniones importantes o la información no se le olvide.

Paso 4: Mantén la seguridad de la información sensible. Dado que los asistentes personales pueden estar expuestos a documentos  y conversaciones clasificados, es especialmente importante mantener la información protegida de la oficina. Guarda secretos comerciales, así como cualquier otra información personal con la más estricta confidencialidad. Mantén un control adecuado sobre los registros y la correspondencia de negocio de la oficina, incluyendo correos electrónicos, faxes y memos. Evita dejar archivos desbloqueados o documentos privados a la vista de los extraños.

Paso 5: Mantén el profesionalismo cuando se trata de tu jefe y sus colegas. Entiende que, si bien un cierto nivel de familiaridad se puede lograr, aún eres un empleado subordinado. Debes saber cuándo tomar decisiones independientes y cuando has de seguir procedimientos estrictos.

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